سامانه مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات نرم افزار مدیریت جلسات مدیریت تقویم و جلسات سامانه مدیریت جلسات
سامانه مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، نرم افزار مدیریت جلسات، مدیریت تقویم و جلسات، سامانه مدیریت جلسات
همه ما از اهمیت جلساتی که در سازمان و یا ارگان ما ثبت میشود اطلاع داریم.
ثبت جلسات به صورت کاغذی قطعا وقت زیادی از ما خواهد گرفت.سرپرست ها و مدیران سازمان باید زمان زیادی را برای ثبت و ارسال صورت جلسات، در نظر بگیرند.
نرم افزار مدیریت جلسات معمولاً برای سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده میشود تا به آن‌ها کمک کند در برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت جلسات و نشست‌ها به‌صورت موثرتری عمل کنند. این نرم‌افزارها قابلیت‌های متنوعی از جمله برنامه‌ریزی جلسات، ثبت نام، ارسال دعوتنامه، مدیریت حضور و غیاب، بررسی تقویم‌ها، ارسال یادآوری‌ها و گزارش‌گیری را فراهم می‌کنند. هدف اصلی این نرم‌افزارها بهبود بهره‌وری و کارایی در سازمان‌هاست و کمک به کاهش هدررفت منابع و زمان در برگزاری جلسات می‌کنند.
نرم افزارهای مدیریت جلسات معمولاً امکانات متنوعی را فراهم می‌کنند. برخی از امکانات رایج عبارتند از:
1. برنامه‌ریزی جلسات: امکان برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و نشست‌ها با قابلیت تعیین تاریخ، زمان، محل و موضوع جلسه.
2. ثبت نام: امکان ثبت نام و ثبت حضور و غیاب شرکت‌کنندگان در جلسه.
3. ارسال دعوتنامه: قابلیت ارسال دعوتنامه‌ها به شرکت‌کنندگان جلسه با اطلاعات کامل در مورد زمان، مکان و موضوع جلسه.
4. مدیریت حضور و غیاب: امکان ثبت حضور و غیاب شرکت‌کنندگان در جلسه و مشاهده وضعیت حضور در زمان واقعی.
5. گزارش‌گیری: تولید گزارش‌های جامع در مورد جلسات برگزار شده، حضور و غیاب، موضوعات مطرح شده و سایر اطلاعات مرتبط.
6. مشارکت و همکاری: امکان مشارکت و همکاری در جلسه با به اشتراک گذاری مستندات، نمودارها و فایل‌های مرتبط.
7. ارسال یادآوری‌ها: امکان ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌های خودکار قبل از شروع جلسه به شرکت‌کنندگان.
8. امنیت و دسترسی: امکان تنظیم سطوح دسترسی و محدودیت‌های امنیتی برای جلسات و اطلاعات مرتبط.
این امکانات ممکن است بسته به نوع نرم افزار مدیریت جلسات و نیازهای شرکت متفاوت باشند.
در این روز ها برگزاری تعدادی زیادی در جلسه در یک روز و با موضوع علی مختلف یک امر کاملا عادی و مرسوم خواهد بود.
سعی کرده ایم با راه اندازی سامانه جامع جلسات نیووب، مدیریت تقویم و جلسات شما را به کاربردی ترین حالت ممکن برای شما فراهم کنیم.
این سامانه یک ابزار کاملا دقیق برای نگهداری آرشیو اطلاعات مورد نظر شما، ثبت و یاد آوری اطلاعات و مصوبات جلسات سازمان شما در اختیارتان قرار خواهد داد.
• قابلیت تعریف و مدیریت همزمان چندین جلسه
• قابلیت تعریف افراد و نقش های هر جلسه
• قابلیت ثبت و تعیین دبیر، مدیر، اعضاء و مدعوین جلسه
• قابلیت تعیین دبیر، رئیس و اعضای هر کارگروه و گروه تخصصی به تفکیک
• قابلیت تعریف شرح وظایف برای هر کارگروه و گروه تخصصی
• قابلیت اطلاع رسانی به مسئولین دفاتر افراد درخصوص برنامه جلسات فرد
• ارسال دستور جلسه برای دبیر
• قابلیت ارسال دستورات جلسه برای دبیر و رئیس جلسه
• قابلیت نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهنده دستور جلسه
• قابلیت انجام نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهندگان دستورات جلسه و اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
• اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
• بررسی کردن کاملا خودکار تقویم کاری اعضا و نمایش تداخالت زمانی و هشدار در زمان ثبت جلسه
• قابلیت چک کردن تقویم کاری اعضا و نمایش تداخلات زمانی
• بررسی کردن کاملا خودکار تقویم سالن برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخالت زمانی
• ایجاد و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای کلیه اعضاء جلسه
• ایجاد و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای اعضا
• قابلیت اعمال تنظیمات اطلاع رسانی و یاددآوری از طریق اس ام اس و ایمیل به مخاطبین جلسه
• قابلیت لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
• قابلیت لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت کاملا خودکار از طریق ایمیل و اس ام اس
• ایجاد و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
• ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
• ایجاد و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
• ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
• ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
• ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
• ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
• قابلیت تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه
• قابلیت اطلاع از مصوبات تکراری
• قابلیت دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
• ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده
• امکان پیگیری اقدامات ارسالی به اقدام کنندگان توسط مجری مصوبه و دبیر جلسه
• امکان پیگیری وضعیت مصوبه از مجری آن توسط دبیر جلسه
• امکان دریافت گزارش از وضعیت مصوبات
• تولید لیست پیگیری های اقدامات مصوب شده در جلسات
• ارسال اطلاعات و یاد آوری ها به صورت ایمیل، پیامک، اطلاع رسانی در پنل کاربری و همچنین در صورت ایجاد اپلیکیشن موبایل بر روی گوشی کاربر
