جلسات خود را در وب برگزار کنید




چه نرم افزاری برای جلسات آنلاین مناسب تر است؟ مهم ترین جلسات شما در سال در یک اتاق کنفرانس شکل نمی گیرد، بلکه به صورت آنلاین و به وسیله مشاهده شرکت کنندگان در صفحه رایانه برگزار می شود. این مساله مربوط به اشخاص خاص نیست و اغلب طرف های شرکت کننده را آزار می دهد. ملحق شدن به جلسات در وب می تواند گاهی به یک معضل بدل شود، ولی اگر بتازگی این سرویس های آنلاین را بررسی نکرده باشید، ممکن است از پیشرفت، قابلیت ها و گستره قیمتی آنها غافلگیر شوید. اگر به دنبال یک نرم افزار ساده به اشتراک گذاری صفحه برای ارائه تعدادی پاورپوینت یا صفحه های خالی و ابزار مشارکتی برای تعامل عمیق تر باشید، یک نرم افزار تحت وب خواهید یافت که نیازهای شما را رفع کند. درحالی که برخی از این سرویس ها مانند WebEX مدت ها در دسترس کاربران بوده است، ارائه کنندگان ابری مدام درحال به روزرسانی امکانات خود هستند. در اینجا تعدادی از این سرویس ها که می تواند گونه های مختلفی از جلسات را ارائه کند آورده ایم که می توانید برحسب نیازتان یکی از آنها را انتخاب کنید: MeetingBurner گاهی اوقات تنها نیاز دارید یک جلسه فوری و ساده برای تیم خود برگزار کنید. اگر حضور تعداد زیادی از افراد در جلسات شما الزامی نیست، نسخه رایگان MeetingBurner برای ویندوز یا مک می تواند به اشتراک گذاری صفحه مانیتور و خط تماس تلفنی را برای حداکثر ۱۵ شرکت کننده فراهم کند. از آنجاکه این سرویس برپایه جاوا و فلش است، فقط چند دقیقه برای تنظیم آن زمان نیاز دارید. (بعد از آن که به عنوان سازمان دهنده جلسه یک داشبورد (dashboard) دریافت کردید، می توانید تنظیمات مورد نظر و زمان بندی جلسه را انجام دهید). این سرویس به شما یک URL و یک شماره تلفن برای به اشتراک گذاری بین شرکت کنندگان می دهد. شما کار خود را با اجرای یک اپلت جاوا (یک نرم افزار کاربردی کوچک که تعداد مشخص و محدودی از کارکردها را ارائه می کند) آغاز می کنید. یک پنجره کوچک کنترلی ایجاد کرده و در آن می توانید تصمیم بگیرید تمام صفحه به اشتراک گذاشته شود یا بخش خاصی از آن. البته این مساله که شرکت کنندگان یک مربع خاکستری در مکانی که پنجره کنترلی قرار دارد می بینند خوب نیست، ولی می توانید با حرکت دادن پنجره از پنهان ماندن اطلاعات مهم توسط آن جلوگیری کنید. اگر تمام صفحه خود را به اشتراک بگذارید، شرکت کنندگان نواری می بینند که در آن اطلاعاتی نظیر تنظیمات شما، نام جلسه، شماره تماس تلفنی و یک پنجره گفت وگوی متنی قرار دارد. همچنین شما فهرستی از افراد شرکت کننده دراختیار خواهید داشت که می توانید به وسیله آن هرکدام از افراد را به عنوان ارائه کننده انتخاب کنید. (البته آن شخص باید اپلت به اشتراک گذاری صفحه را دانلود و نصب کرده باشد) موضوع مهم این که نسخه رایگان این نرم افزار به شما امکان ضبط جلسه را نمی دهد. برای ضبط و به اشتراک گذاری آن باید ماهانه ۴۰ دلار برای نسخه Pro یا ۱۰۰ دلار برای نسخه Premier پرداخت کنید. البته در این صورت تا هزار کاربر را پشتیبانی و ابزار تحلیلی را نیز برای شما فراهم می کند. Citrix GoToMeeting رویکرد Citrix GoToMeeting، هم جذاب و هم پر از قابلیت است. هنگامی که این نرم افزار را نصب کردید، می توانید به وسیله یک کلیک، یک جلسه را تنظیم کنید؛ این سرویس یک پانل کنترلی کوچک همراه یک شماره برای جلسه ارائه می کند که شرکت کنندگان باید بعد از ورود به سایت JoinGoToMeeting. com آن شماره را وارد کنند تا بتوانند به جلسه بپیوندند. شرکت کنندگان، پنجره پانل کنترلی را نمی بینند و فقط برای سازمان دهنده جلسه قابل رویت است. این پنجره برای شخص سازمان دهنده دکمه هایی به منظور فعال سازی به اشتراک گذاری صفحه، قطع یا وصل میکروفن و وب کم، تعیین یک شخص دیگر به عنوان ارائه کننده یا فراخواندن پالت ابزار نشانه گذاری فراهم می کند. این نرم افزار برای پنجره گفت وگوی متنی با گزینه های صوتی به طور پیش فرض از بلندگو و میکروفن موجود در رایانه استفاده می کند، ولی شما می توانید یک خط تلفن و PIN صدا برای استفاده انتخاب کنید. همچنین یک دکمه ضبط نیز وجود دارد که می توانید به وسیله آن، جلسه را برای نمایش دوباره در GoToMeeting یا دیگر اجراکنندگان چندرسانه ای ضبط کنید. همچنین این نرم افزار به شما اجازه می دهد برخی بخش ها یا تمام پانل کنترلی را مخفی کنید. نکته بسیار مثبتی که وجود دارد این است که برای آغاز کار نیاز نیست به یک وب سایت بروید؛ نرم افزار رومیزی آن در عرض چند ثانیه اجرا می شود. سرویس GoToMeeting تا ۲۵ شرکت کننده را در مک، رایانه های شخصی، آیپد، آیفون و دستگاه های اندروید پشتیبانی می کند. یک نسخه آزمایشی رایگان وجود دارد ولی نسخه کامل آن به صورت رایگان ارائه نشده است. یک حساب سازمان دهنده که به شما امکان ایجاد تعداد نامحدودی جلسه می دهد ۴۹ دلار در ماه یا ۴۶۸ دلار در سال هزینه خواهد داشت. البته Citrix سرویس های گرانقیمت تری برای جمع های بزرگ تر نیز ارائه می کند. اگر جلسات زیادی در سال دارید و نیاز به هماهنگی با تیم های مختلف این طرح خواهید داشت، هزینه مناسبی است. Cisco WebEx WebEx یک پیشگام در کنفرانس تحت وب بود و کماکان نیز به عنوان یک رقیب جدی جایگاه خود را حفظ کرده است. این نرم افزار یک گستره کامل از گزینه های به اشتراک گذاری (رومیزی، برنامه کاربردی، فایل و صفحه سفید) وب کم و صدای رایانه یا خط تلفن را ارائه می کند. شما می توانید شرکت کنندگان را ازطریق ایمیل، تماس تلفنی یا پیام کوتاه دعوت کرده و از طریق یک نرم افزار کاربردی تحت وب ـ که برخلاف ویژگی GoToMeeting نیازی به نصب نرم افزار ندارد ـ جلسه را دنبال کنید. همچنین می توانید جلسات خود را ضبط کرده و نتایج را همراه با فایل های مرتبط در فضای جلسه آپلود کنید. هنگامی که یک جلسه از طریق این سرویس آغاز شد، شرکت کنندگان می توانند به نرم افزارهای کاربردی که به اشتراک گذاشته اید دسترسی پیدا کنند یا افراد مختلفی در زمان های مختلف به عنوان ارائه کننده تعیین شوند. قابلیت مناسب در WebEx این است که هنگامی که نشانگر خود را به بالای صفحه ببرید تنها یک نوار باریک از گزینه ها نمایش داده می شود، بنابراین محتوای زیادی را برای مخفی کردن، نخواهید داشت. همچنین WebEx یک طرح رایگان برای جلساتی با حداکثر سه نفر، ویدئوهای با کیفیت استاندارد و صداهایی که تنها از رایانه پخش می شود، ارائه می کند. این طرح رایگان امکان به اشتراک گذاری نرم افزارهای کاربردی را به شما نمی دهد ولی به شما اجازه می دهد صفحه دسکتاپ، اسناد و صفحات سفید را به اشتراک بگذارید و ۲۵۰ مگابایت فضای ذخیره سازی برای جلسه فراهم می کند. ارزان ترین طرح پولی این سرویس به مبلغ ۲۴ دلار در ماه به ازای هر میزبان است. این طرح شامل جلسه هایی با حداکثر هشت شرکت کننده، ویدئوهای با کیفیت بالا و سرویس تماس های خارجی رایگان است. همچنین امکانات به اشتراک گذاری برنامه های کاربردی و کنترل از راه دور بعلاوه یک گیگابایت فضای ذخیره سازی را در اختیار خواهید داشت. طرح های متنوع، واسط کاربری جذاب و قابلیت های قدرتمند آن، این نرم افزار را برای بسیاری از کسب وکارها که علاقه زیادی به مشارکت در محیط های آنلاین دارند، مناسب تر می کند. در مجموع اگر شما به دنبال یک نرم افزار رایگان هستید MeetingBurner و WebEx برای شما مناسب خواهد بود، ولی درصورتی که بخواهید در آینده به یک جمع بزرگ تر قدم بگذارید WebEx قابلیت های بیشتری در چنته دارد. بعلاوه این که هیچ گونه نصبی مورد نیاز نیست، هزینه آن برای گروه های کوچک مناسب تر از GoToMeeting است و به کاربران غیرویندوزی نیز سرویس می دهد.